Gérer ses mails sans se laisser déborder ? Et si on reprenait le contrôle à l’aide de règles simples d’écologie mentale !

07 Mar Gérer ses mails sans se laisser déborder ? Et si on reprenait le contrôle à l’aide de règles simples d’écologie mentale !

Article écrit par Gaël Allain et Charlotte Toso, respectivement Directeur Scientifique et Ingénieur en Sciences Cognitives de My Mental Training Pro®.

Le risque lorsque l’on aborde la problématique de la gestion des emails au travail est de nous engouffrer dans la recherche de solutions techniques avant même d’avoir pris le temps de nous interroger sur notre propre manière de traiter les informations.

En d’autres termes et quel que soit le support ou le logiciel concerné, le traitement d’informations mobilise des ressources cognitives pour la détection, l’analyse voire l’élaboration d’une réponse adaptée lorsque cela est nécessaire.

Or, dans le cas de la gestion des emails, force est de constater que la demande est souvent supérieure aux ressources intellectuelles dont nous disposons. Cela se traduit concrètement par l’accumulation de messages non traités dans nos boites aux lettres ce qui crée un stress qui limite encore plus nos capacités de traitement !

Bref, l’usage intensif et non réfléchi de l’email conduit assez rapidement et à coup sûr à une impasse !

Alors pour ne pas tous nous diriger dans cette voie sans issue (en espérant d’ailleurs qu’elle ne dispose pas de couverture réseau), fermons deux minutes nos messageries et réfléchissons à la manière de reprendre le contrôle sur le flux numérique.

Le truc imparable est de commencer par nous responsabiliser en tant qu’émetteurs.

• Sommes-nous obligés de diffuser tout ce que nous diffusons ? Nos destinataires sont-ils tous passionnés par ce que nous leur racontons ? Pas sûr ! Eh bien, commençons par nous discipliner de ce côté là et oh miracle, vous constaterez que si vous envoyez moins, vous recevrez moins ! Tout simplement parce que le ratio emails envoyés / emails reçus est généralement proche de 50/50. Et même si dans tel ou tel cas particulier (relation clients, abonnements à des listes de diffusion…) ce ratio est moins équilibré, nous gagnons toujours à envoyer moins !

• Bougeons-nous ! Aussi incroyable que cela paraisse, il est aussi possible de diffuser des messages par la voix ! Si si promis ça marche, cela consiste parfois à se déplacer jusqu’aux bureaux de ses collègues pour expliciter rapidement et de vive voix des informations qu’il est parfois difficile de synthétiser à l’écrit ! Et si la distance est trop importante (nous vous laissons le soin de déterminer ce qu’est pour vous une distance trop importante !), vous pouvez également utiliser le téléphone. D’ailleurs, passé trois échanges de mails, il est souvent plus efficace de téléphoner.

• Structurons précisément nos emails avec un objet bien déterminé, une rédaction synthétique en 3 ou 4 points. Au travail, notre objectif est rarement de produire de la littérature ! Cela facilite notre production en nous permettant d’automatiser/ « routiniser » un certain nombre de traitements (n’oubliez pas que « routiniser », c’est économiser de l’énergie mentale !) et cela facilite également la compréhension pour nos lecteurs, en particulier, si les points sont précédés d’un ou deux éléments rappelant le contexte, pour une compréhension globale de la problématique. En outre, cette standardisation de la production d’emails renforce le confort intellectuel des individus mal à l’aise avec l’écrit et/ou la communication dans une langue étrangère, par exemple.

• Relisons nous, mais… dans la mesure du possible, pas immédiatement après avoir rédigé notre email ! Partons du principe que nous ne pouvons pas gérer en même temps relecture sur la forme ET relecture sur le fond… et la micro pause de deux ou trois minutes que nous devons nous accorder à ce moment est souvent suffisante pour nous permettre de changer d’état d’esprit et de limiter en grande partie les coquilles et autres fautes d’orthographe.

A l’autre bout de la chaîne, nous devons bien entendu nous responsabiliser comme récepteurs d’emails et, notamment, adopter une attitude proactive dans notre consultation. L’idée est de garder la main sur les informations que nous traitons, quitte à utiliser quelques subterfuges que nous vous présenterons, le mois prochain, dans notre newsletter MyMTPro Review.

En résumé, on peut rappeler les points importants à suivre :

1. Limitez votre propre production d’emails et le nombre de personnes en copie.
2. Pour des sujets complexes, n’hésitez pas à échanger de vive voix, que ce soit par téléphone ou en direct.
3. Structurez vos emails en synthétisant en 3-4 points.
4. Relisez-vous après avoir fait une micro-pause.

Dans l’application My Mental Training Pro®, vous trouverez différents éléments qui pourront vous aider dans votre production d’emails.

– Pour la rédaction d’emails (plus ou moins complexes), vous pourrez utiliser nos sons de concentration ainsi que notre exercice qui vous aidera à rédiger facilement : Je rédige facilement (et tout le monde me comprend!), exercice n°32.
– Avant de relire un email important, vous pourrez vous aider de nos micro-pauses de régénération.